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辽宁石油化工大学物资采购与使用管理办法
 

第一章 总则

第一条 为了贯彻执行勤俭办学的方针,加强学校物资采购管理与使用管理,规范采购行为、节约采购成本,严格控制使用消耗,防止积压浪费,保证教学、科研、后勤服务及行政管理等工作的顺利进行,根据上级主管部门有关规定和要求,结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条 根据统一领导,分工管理,专人负责,合理调配,节约使用的原则加强物资管理工作。本着适当集中,方便领用的精神配置各类物品库房。在学校资产管理处配置学校物资材料供应库房,在二级学院和后勤服务部门配置二级库房。应选派政治思想好,爱岗敬业,自律意识强,服务意识强,并且有相当业务能力的人员担任二级单位物资管理工作。

第三条、各使用部门必须建立严格的物品管理责任制度,对物品的需用计划、验收、保管、使用和回收都要有专人负责,做到计划准确,验收认真,手续完备,消耗使用记录清楚,帐卡管理健全,定期核对盘点,保持帐帐相符,帐物相符。

第四条 学校应该经常对全体师生员工进行勤俭节约、爱护公物的教育,自觉地管好、用好各项物品,反对一切铺张浪费的行为。学校要开展对物品使用情况的检查评比工作,作为相关人员年度工作绩效考核的重要组成部分,对成绩显著的人员,应给予表扬和奖励。对工作不负责任或违反制度的失职人员,应给予批评或处分。

第五条 资产管理处是学校物资采购与使用管理的职能部门,负责对全校物资采购与使用的全过程管理。

第二章 物资采购的范围、分类

第六条 凡使用学校下拨经费、专项经费、代收费等购买不属于固定资产的各类物资,必须由资产管理处按学校有关规定统一采购,使用单位和使用人到资产管理处领用。

第七条 使用下列经费购买各类物资的可由使用单位和使用人经单位负责人签字同意后自行采购,自行办理财务报销手续,不需办理入、出库手续。财务处负责对采购的物资列出明细清单备案、并注明采购人、验收人、使用人和批准人。

各类学校政策规定的创收提成经费。

横向科研经费。

使用纵向科研经费购买批量价值在5万元以下的物资。

使用“特需经费”购买对外交往、联络用物品的。

第八条 本办法所称的物资是指不属于省政府采购集中采购范围的包括教学、科研、后勤服务、基本建设和行政管理等各方面使用的不属于固定资产的物资,包括:

材料:指金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。

低值品:指不够固定资产标准又不属于材料范围的用具设备。如:低值仪器仪表、工具量具、科教器具等。

易耗品:指玻璃器皿、元件、零配件、办公用品、保洁用品等。

第九条 物资的一级分类(目录附后)按附后目录进行。二级和二级以下的分类可由各使用单位结合具体情况自行规定,报资产管理处和财务处备案,便于管理和统计。库存物资的记帐价格,按实际支出的到库价格计算。

第三章 计划管理

第十条 物资使用部门(学院、处室、后勤集团)需按季度上报物资需求计划,认真核算并填写《季度物资申购计划单》一式三份(用户、财务、资产各一份),经本部门负责人审核同意并签字后,先到财务处经费指标管理部门核实经费预算指标后(无经费指标的计划不能实施),在每季度前10日内报送资产管理处。资产管理处负责对物资采购计划的合理性进行审核,由材料科分类汇总,制定学校采购计划,按计划统一组织采购。

第十一条 因特殊情况需临时增加的物资申购计划或需使用特殊物资材料的,由使用部门填写《追加材料申购计划单》,并附追加理由说明,经部门负责人审批签字同意,并经财务处核实经费指标后报资产管理处,组织临时采购供应。

第十二条 如因紧急情况急需的抢修用物品,来不及履行上报采购计划的,可事先电话请示资产管理处处长同意,由用户和资产管理处共同派采购人员一起先行采购抢修所需数量的物品。事后需补办出入库手续,并在财务报销凭证后附情况说明,注明采购人、验收人、使用人和使用地点等。

第四章 采购、验收与保管

第十三条 采购物资应按照批准的计划由资产管理处负责办理采购事宜,并按下列方法进行采购:

、教学、科研、生产和行政办公用品、医疗仪器、药品、图书、教材、服装、学生被品等大宗物资的批量采购合同价款在5万元以上的;基建工程、维修工程甲供材料合同价款在10万元以上的,要按《辽宁石油化工大学招标管理办法》实行公开招标采购。

二、对一次性采购价值虽不超过5万元,但年度内多次采购同类物品总价值超过5万元的,可采用每年一次性招标定品名、定规格、定单价、定质量、定供应单位的办法进行多次采购供应。

、对一次性采购价值在5万元以下1万元以上的,可采用由资产管理处负责牵头,用户代表、监察处、审计处、财务处共同派人参加进行市场调研,按质论价,实行集体采购或限价采购的办法,并填写《物资集体采购监督报告单》,确保采购物资的质量和价格合理。

、采购价值不超过1万元的,可由资产管理处委派专职采购员会同客户代表共同采购,实行采购人负责制。

、使用“特需经费”购买对外交往,联络用物品的,可由使用部门自行采购,在原始货票上注明经办人、部门批准人、主管校级领导批准人,并报请主管财务的校级领导批准后,可直接到财务处办理财务报销手续。

第十四条 物资采购工作实行采购人员负责制,凡是直接参加采购的有关部门、有关人员要认真执行学校的采购纪律,严格按计划采购,做到质优价低,及时准确,积极为用户做好采购供应服务工作。采购人员在采购过程中,如不按计划采购,超量采购造成的积压浪费或采购的物资质次价高,达不到使用质量要求,库管员有权拒收,使用部门有权拒绝领用,所造成的经济损失由责任人承担,并根据经济损失的大小给予相应的行政处分。

第十五条 采购回来的物资,先由采购经办人填写入库单,再由库管员和使用单位负责人等共同组成物资验收小组进行验收。物资验收标准,以合同约定、招标文件要求、投标文件承诺、产品技术资料、行业规定等为准。物资验收小组应严格按标准进行验收。对物资名称、外观、数量、规格、型号、技术指标、产品技术资料等应作为重点验收项目。验收中要做好有关记录,填写验收报告书,明确验收结论,所有参与人员必须在验收报告书上签字,验收报告书由资产管理处存档备查。

第十六条 验收合格的物资方可正式入库(或根据使用部门要求直接送入使用单位库房),并由保管员建立保管帐,作为月末或年末盘点库存的依据。

第十七条 危险物品的采购和提运应严格遵照公安部门和交通运输部门的有关规定办理。危险物品的保管应按照有关储存管理规定的要求设立专库,分类存放,指定工作认真可靠,并具有一定保管知识的专人加强管理,建立安全检查制度,防止因变质、分解造成自燃和爆炸事故。对剧毒和放射性物品必须加强集中保管,精确计量和记载,严加保卫,注意存放安全,学校保卫部门应经常予以指导和检查。

第五章 物资的使用管理

第十八条 物资的领发制度应根据不同的情况,区别对待。对贵重稀缺物品的领用应从严审批。一般物品的领用,尽力简化审批手续,领用低值品应尽可能以坏换新。仓库要做到物品领用方便,保证急需,并逐步实现送货上门。

第十九条 物资使用部门根据需用计划和所要领取的物资材料填写《材料请领单》(《材料请领单》必须有请领单位负责人的签字盖章)凭请领单到财务处先办理经费指标单后再到仓库领取。

第二十条 危险物品的领用须专人审批,限量发放。对剧毒物品的使用过程应予严格控制和监督,对其领、用、剩、废、耗的数量必须详细记录,落实责任人制度,用剩数量及时退回二级保管库房。危险物品的空容器、变质料、废液渣滓应妥善处理,严禁随意抛弃。

第二十一条 为了保证日常消耗和维修需要,对常用的和专用的物品可限量备用在使用部门的库房内。备用物品应有人(可兼职)负责保管,对贵重、稀缺和民用性强的物品应设明细帐或领用登记薄,并建立内部领用与消耗管理制度,准确及时记录消耗与使用情况,要注明使用人、使用地点、使用数量,并附用户认可签字凭条等以备检查。

第二十二条 要建立低值品损坏后回收制度,对失去使用价值的低值品和维修过程中换下来的有残值的零配件、易耗品残体要交回资产管理处物资回收仓库,登记备查,做为考核各使用部门是否正常消耗的依据和变价处理残值回收,努力为学校节约资金。

第六章 帐务处理

第二十三条 学校财务处应按“行政事业单位预算会计制度”规定的有关科目分别设置总帐,并按资产管理处材料科和一级分类目录设置一级分类分帐户,对各类物品的增减变化进行金额纪录。

资产处做为学校物资主管部门应在材料科设置与财务部门对口的一级分类帐进行金额纪录,并设置二级分类分户帐,进行有品名、有数量、有单价、有金额的纪录。各使用部门应设置与资产管理处材料科对口的二级分类帐。

各级库房都应设置有品名、数量、单价的物品明细帐(卡),按照品种、规格型号、质量级别,对库存各类物品根据有关凭证及时进行增减纪录。

第二十四条 各级物资主管部门,应定期与库房核对帐、物情况,校级物资主管部门(资产管理处)每年应与财务部门至少对帐一次,做到帐帐相符。

第七章 违纪处分

第二十五条 参与采购的单位和人员要认真学习物资采购供应有关规章制度,自觉接受监审、财务等部门的监督检查。有下列违规违纪行为的,将依照有关规定,给予有关责任人相应党纪、政纪处分;构成犯罪的移交司法机关依法追究其法律责任。

1.不按规定程序进行招标或业务谈判,徇私舞弊,干扰采购活动正常秩序的。

2.不认真履行职责,购进的货物以次充好、质次价高或假冒伪劣产品。

4.在采购过程中,私自截留让利价款或价外加价获取私利的。

5.采购过程拒绝监督,对违纪违法行为有意包庇的。

第八章 附则

第二十六条 本办法如与上级有关规定向抵触,按上级规定执行。

第二十七条 本办法由资产管理处与计财处负责解释。

第二十八条 本办法自发布之日起执行,此前校发文件中与本办法相抵触的条款,自行废止。

 

 

 

二0一0年七月八日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件:物品的一级分类目录

材料的一级分类目录:

一、黑色金属;

二、有色金属、稀有金属;

三、煤炭及石油产品;

四、木材;

五、化工原料及试剂;

六、建筑材料。

易耗品一级分类目录:

一、玻璃仪器及器皿;

二、各种元件、器件、零配件;

三、试验用小动物;

四、劳动保护用品;

五、三类物资。水、暖、电系统,绿化、环卫方面所用易耗品等。

低值品的一级分类目录:

一、低值仪器、仪表、教具;

二、低值工具和量具;

三、低值文艺、体育用品。

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